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目前會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標(biāo)準合同，對約定的事項提供全程的服務(wù)活動。會議接待貫穿整個會議流程，涉及的服務(wù)范圍廣泛，包括會前工作、會中工作、會后工作三個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都囊括了眾多的接待內(nèi)容。
一、會前準備階段
1. 承辦方應(yīng)先與主辦方的會議策劃人取得聯(lián)系，了解與會人員的相關(guān)資料，保持良好的信息溝通。
2. 確定出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時選擇會議場地，并對會場的各項設(shè)施進行認真檢查。
3. 草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。
4.合理安排相關(guān)會務(wù)工作人員，相關(guān)事宜有：①由公司企業(yè)專員負責(zé)制作電子歡迎牌和指引牌。②安排一位工作人員專門拍攝會場情況，以備將來宣傳和紀念之用。③安排負責(zé)會場茶水等有關(guān)工作人員。
5. 管理部應(yīng)在會議召開提前，以郵件形式通知員工，按要求著裝，并保持良好的辦公環(huán)境，樹立良好的公司外部形象。
6. 重要會議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等設(shè)備是否能正常使用。
7. 會場招待的水果及飲品采購要在前一天準備好，并按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格進行合理購買；如會議結(jié)束后有安排宴會的要求，應(yīng)確定宴會時間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。
8.參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明公司名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識。
二、會議落實階段
1. 檢查各項準備工作的落實情況。
2.發(fā)送會議通知。通知內(nèi)容應(yīng)涵蓋日期、時間、具體會址和聯(lián)絡(luò)方式�？刹捎秒娫捦ㄖ㈦娮余]件通知或通過公司信息平臺發(fā)送短信通知等幾種形式，并確保能夠按時、準確地傳達到全體與會人員。
3.確定電子歡迎牌的播放及指引牌的擺放位置，并安排會務(wù)工作人員迎接與會者入場。
4.會場布置具體如下： （1）會場應(yīng)莊重、整潔、舒適，合理調(diào)節(jié)溫度，并檢測燈光可視度。場內(nèi)不可堆放雜物，并應(yīng)擺放適量的花卉陳設(shè)。 （2）會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。 （3）每個座位的桌面上應(yīng)配備公司公用信紙三張，鉛筆一支，會議流程一份（紅底紙張打�。⑿≈аb礦泉水一支及名牌架一個。將洗凈的水果放置在果盆與紙巾盒擺放妥當(dāng)，并需準備茶水待客。 （4）會場應(yīng)設(shè)有來賓簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。 （5）檢查會議所需物品及設(shè)備的準備工作是否妥當(dāng)。
5.需與拍攝會場的工作人員，確定所有與會人員合影的最佳位置。
6.安排車輛的停放位置，并提前準備適量的停車票以供與會人員使用。
三、會議實施階段
1.保持會場秩序，排除各種干擾，禁止無關(guān)人員隨意入場；
2.提出會議要求，保持會場安靜；
3.在與會期間做好茶水及各項后勤服務(wù)工作。
四、會議結(jié)束階段
1.配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點進行合影留念。
2.組織會場的后期整理和清潔工作。
3.如會議結(jié)束后有安排宴會，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場時間，并通知與會人員及做好陪同和接待工作。
綜上所述，會議服務(wù)的三個環(huán)節(jié)是相輔相成，缺一不可的，每一個環(huán)節(jié)都非常重要，每一個環(huán)節(jié)完成的好壞將直接影響會議的服務(wù)質(zhì)量。因此，要做好會議接待必須在這三個環(huán)節(jié)上下功夫，精益求精，做出自己的特色。
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